Cinco claves para que los emails nos dejen liderar

EQUILIBRIO

Cinco claves para que los emails nos dejen liderar

¿Al borde del trastorno por déficit de atención? Es hora de resolverlo.

Imagen: Max Pixel CC0

Las proyecciones más recientes para el uso del correo electrónico indican que el tráfico de información crecerá un 12% en los próximo años

Un empleado promedio pasa el 28% de su tiempo laboral administrando su cuenta de correo electrónico, según un estudio del McKinsey Global Institute. Once horas en una semana de cinco días. Ciento veintiocho mensajes diarios entre recibidos, enviados y spam. Hasta aquí la cifra ya es escandalosa, pero puede serlo aún más cuando se trata de presidentes de compañías, gerentes o personas en cargos de más responsabilidad. El 80% admite revisar su email por fuera del horario laboral: después de las 11 p.m., los fines de semana, en vacaciones e incluso, en funerales.

El problema no es nuevo y tampoco parece que vaya a desaparecer. Las proyecciones más recientes para el uso del correo electrónico indican que el tráfico de información crecerá un 12% en los próximo años. Las soluciones para lidiarlo también abundan. Cumbre revela cinco estrategias usadas por líderes para que el correo electrónico no acabe con su productividad laboral

Reúnase

“He sobrevivido a otra reunión que pudo haber sido un email”, la frase se ha hecho popular en los últimos años. Sin embargo, según la revista Entrepreneur, también son frecuentes las conversaciones largas que se convierten en hilos de correos de varios días. Cuando esto ocurre, es más ágil convocar un encuentro en el que las discusiones se den personalmente y de forma inmediata. Si bien la organización logística puede tardar un poco, el tiempo será mucho menor a las semanas enteras que pueden perderse entre correos y respuestas.

Programe sus correos

¿Puedo responder esto en los próximos cinco minutos? Si la respuesta es no, programe el mensaje para que vuelva a aparecer en su bandeja de entrada durante una próxima revisión. De esta manera, sus tareas se organizarán según la inmediatez y podrá dedicarse luego a las más importantes y dispendiosas, con más atención y sin tanto ruido alrededor. Para programar sus mensajes la revista Fortune sugiere varias alternativas entre las que se encuentran Mailbox y Gmail plug-in Boomerang.

Cancele suscripciones

Un buen número de los mensajes que llegan diariamente a su cuenta de correo son boletines informativos o promocionales. Si constantemente pasa de largo por el mismo destinatario o si ha borrado sus correos en más de tres oportunidades, cancele su suscripción. Parece bastante obvio, pero es uno de los errores más frecuentes. El clic en Unsuscribe nunca aparece en lugar
visible y resulta más sencillo eliminar el correo que leerlo entero para encontrarlo. Según la revista INC., en un plazo más largo, el ejercicio termina demandando más atención y tiempo ya que el mensaje seguirá apareciendo periódicamente.

Etiquete según la urgencia

El uso de carpetas es uno de los consejos más comunes a la hora optimizar tiempo administrando el correo electrónico. La sugerencia frecuente es hacerlo por temas: reuniones, familia, proyectos. Sin embargo, para la revista Fast Company este es un gran error. Los mensajes rara vez podrán estar en un sola categoría y decidir cuál es la más apropiada demanda más tiempo y trabajo mental. Resulta más efectivo hacerlo según su urgencia: hoy, esta semana, este mes y sólo por información. Pensar en deadlines le permitirá organizar revisiones periódicas y ningún mensaje se quedará sin revisar.

Piense dos veces antes de reenviar o copiar a otros

Es una de las reglas de oro en la urbanidad cibernética. Agregar destinatarios en CC o en CCO sólo para que estén enterados es un mal innecesario que se convierte en spam. El Harvard Business Review, en un artículo titulado To Reduce E-mail, Start at the Top, publicó que una de las centrales energéticas de Londres redujo el tráfico entre correos en un 54% alentando a sus ejecutivos a pensarlo dos veces antes reenviar o agregar destinatarios. “Si envías menos, recibes menos”.

Un bonus:

En su libro 15 Secrets Highly Successful People Know About Time Management, Kevin Kruse
entrevistó a 200 ejecutivos exitosos para entender sus hábitos de productividad y dar con un
sistema de administración de mensajes que llamó “The 321Zero System”. El método funciona
como un juego en tres pasos:

  • Establecer tres momentos en el día para revisar el correo electrónico -mañana, tarde y noche.
  • Contar 21 minutos exactos.
  • Intentar dejar la bandeja de entrada con cero mensajes en ese tiempo.
  • Gana quien lo logre.

 

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“Un líder consciente tiene que trascender el interés personal”

PERSONAJES

“Un líder consciente tiene que trascender el interés personal”

Una entrevista con Raj Sisodia, cocreador del capitalismo consciente.

Imagen: Cortesía Raj Sisoda

“Nos hemos equivocado al ver el capitalismo como una guerra donde los competidores son enemigos, los clientes son territorios que deben ser capturados, y los empleados son soldados cuyas vidas pueden ser sacrificadas”.

Raj Sisodia 

Medio siglo antes de recorrer el mundo aconsejando empresas como AT&T, McDonalds o Walmart, Raj Sisodia pasó parte de su infancia en la India de los setenta, una época que le trae malos recuerdos. “Era una democracia con una mentalidad muy socialista. Todo era regulado, controlado, con altos impuestos. El crecimiento económico era bajo y había niveles extremos de pobreza. Teníamos que inscribirnos en largas listas de espera para comprar cosas, si es que podíamos comprarlas, y solo había una o dos clases de carro o de teléfono o de patineta”.

Los que eran buenos en ciencias y matemáticas estudiaban ingenierías. No había muchas más opciones y así lo hizo Raj, aunque no le apasionara. Para duplicar su salario, hizo una maestría en Mercadeo, y poco después consiguió una beca para hacer un doctorado en Negocios en la Universidad de Columbia, en Estados Unidos. “Mi carrera fue accidental, guiada por cuestiones prácticas, pero ese camino me hizo comprender cosas del mercado que no funcionaban en esa época y que siguen sin funcionar ahora”.

“Veía muchos problemas de eficiencia y efectividad. En Estados Unidos gastan mucho dinero en mercadeo. Solo en 2007 derrocharon un billón de dólares en publicidad, que equivale al PIB de India para ese año. Eso se gastaron en anuncios y cupones y correos basura”. Raj se pregunta a quién beneficia ese gasto tan grande. “Mis investigaciones muestran que a nadie. No hay un impacto positivo en el bienestar de la gente, las empresas no están viendo un retorno proporcional a esa inversión, y la sociedad está sufriendo un impacto negativo: crisis, enfermedades mentales, daños al medio ambiente”.

Su trabajo como profesor en varias universidades, como conferencista, como escritor y como consultor de empresas se enfocó en buscar un mejor camino. Uno que integrara grandes números en ganancias, con eficiencia, ética y un propósito más allá del dinero. A ese camino, que emprendió junto al empresario John Mackey, lo llamó Capitalismo Consciente.

Para quien no haya leído aún el libro del dúo Sisodia/Mackey, acá les va un rápido resumen.

El capitalismo consciente se basa en cuatro principios.

Primero, el propósito de una empresa debe apuntar a un objetivo más alto que simplemente tener números verdes: eso genera más compromiso entre las partes interesadas (trabajadores, clientes, sociedad).

Segundo, pensar en el beneficio de todas esas partes: alinear sus intereses y procurar que lo que beneficie a uno, beneficie a todos, procurando “que lo que se haga impacte positivamente al mundo”.

Tercero, ejercer liderazgo consciente, orientado más hacia el servicio que hacia los estados financieros: promover el desarrollo de los empleados más que solo usarlos a su favor.

Cuarto, fomentar una cultura consciente, proyectar transparencia, integridad, autenticidad.

Hace unos meses llamé a Sisodia para conversar sobre el capitalismo consciente y uno de sus principales pilares, el liderazgo consciente, concepto que inspiró el primer número de esta plataforma.

Un año antes de nuestra llamada, a mediados de 2016, Amazon había comprado Whole Foods, la cadena de supermercados fundada por Mackey que se había convertido en epítome del capitalismo consciente, gracias a la venta de comida orgánica, comprada a pequeños productores, con una preocupación expresa y efectiva  con el medio ambiente, y aun así creciendo por años a niveles altísimos, con casi  500 locales en Estados Unidos, Canada y Reino Unido.

La venta por 14 mil millones de dólares a Amazon puso a más de uno a hablar de las contradicciones de este modelo. Entre ellos, Nicole Aschoff escribió en The Guardian: “el año pasado, la compañía desechó su modelo de compra a centros regionales de producción autónoma conformados por pequeños agricultores […] Ahora está priorizando una estrategia centralizada de compra masiva que se parece mucho a Walmart […] y prometió recortar 300 millones de dólares y aumentar las ventas en un 2% para 2020”.

En medio de esta intensa discusión, aproveché para repasar con Sisodia los orígenes del capitalismo consciente, sus limitaciones y las repercusiones que han tenido sus planteamientos para el ejercicios del liderazgo en el siglo XXI.

Una parte esencial del capitalismo consciente está basada en el liderazgo. ¿Qué cree que les falta a los líderes de ahora?

Muchos líderes hoy en día no tienen la conciencia adecuada, que es la conciencia del servicio. Un líder consciente tiene que trascender el interés personal, en lugar de usar a la gente para alcanzar sus propios objetivos, porque esa es la definición de un tirano. Un líder real es alguien que crea una visión inspiradora y una estrategia para alcanzarla, y guía a la gente hacia un mejor lugar. Necesitamos líderes fuertes, pero que tengan sus raíces en el amor y el cuidado, que tengan inteligencia emocional. Lo bueno es que esas cualidades se pueden desarrollar.

Sin embargo, seguimos viendo altas tasas de corrupción, líderes arrogantes, empresas que van detrás del dinero a como dé lugar. ¿Por qué resulta tan difícil detectar líderes conscientes en el mundo?

Porque estamos dentro de un sistema. Incluso las escuelas y universidades son responsables por la filosofía de negocios que les enseñan a sus estudiantes. Mucha gente sigue pensando que la lógica de los negocios se basa en el poder y el dinero. Pero por fijarse solo en el dinero, los “líderes” le están causando sufrimiento a sus empleados, a los consumidores y a las comunidades. El reto está en identificar a los verdaderos líderes que hay ahí afuera, con la conciencia adecuada. Muchos de esos son mujeres o gente joven. Nos acostumbramos a ver como líderes a hombres viejos con pensamientos anticuados. Cambiar eso es un gran reto, nunca he dicho que será fácil.

Usted ha sido consultor de grandes multinacionales, como Nokia o McDonald’s, ¿cómo logra usted convencer a sus dirigentes de que este es el camino? 

Uso un argumento negativo y uno positivo. El negativo es que si no cambian su filosofía de negocio, si no empiezan a identificar su propósito, si no tratan de atraer gente para que trabaje en sus empresas, si no ofrecen a los consumidores cosas distintas a precios bajos, van a morir. Nuevas empresas están naciendo y están haciendo las cosas bien. Es cuestión de supervivencia.

El lado positivo es que hay diversas investigaciones que demuestran que las empresas que hacen este tipo de cambios, generan más valor en varios niveles. Hay cientos de estudios que prueban el vínculo entre los elementos positivos que sugiero y mejores rendimientos a largo plazo. Las empresas reducen sus pérdidas, los empleados se vuelven más comprometidos e innovadores, y los clientes son más fieles porque generan lazos emocionales más fuertes.

Entre esos estudios, Sisodia menciona una investigación suya, en conjunto con Mackey, cuyos resultados fueron publicados en el Harvard Business Review en 2013. En él, comparan 28 empresas “conscientes” con el índice S&P 500 y demuestran que en un periodo de cinco años las primeras duplicaron el rendimiento de las segundas. En 10 años, lo cuadruplicaron. Y en 15 años, fue catorce veces más alto. Los resultados de ese análisis los publicó en el libro “Firms of Endearment: How World-Class Companies Profit form Passion and Purpose”.

Otro estudio, “The Conscious Capitalism Philosophy Pay Off: A Qualitative and Financial Analysis of Conscious Capitalism Corporations”, de Soni Simpson y otros, publicado en el Journal of Leadership, Accountability and Ethics, hace la comparación entre las mismas empresas pero desde otro criterio, el “compound annual growth rate”, una fórmula para calcular el crecimiento de una inversión. El resultado muestra que a cinco años las empresas conscientes superan en rendimiento a las del S&P 500: las primeras crecieron a un 5,34% anual mientras que las segundas crecieron un 0,6% anual. A 10 y a 15 años, sin embargo, las diferencias ya no fueron relevantes.

En ese mismo estudio, Simpson lanza preguntas sobre la forma como Sisodia, Mackey y las cabezas visibles del capitalismo consciente han comparado rendimientos. ¿Hay sesgos en el proceso de selección de las empresas conscientes, puesto que son más nuevas y tienen mejor proyección durante los primeros años? ¿Serían igual de buenos los rendimientos si se implementa el capitalismo consciente en empresas antiguas? ¿Hay consenso sobre cómo se escoge si una empresa es consciente a la hora de usarla en un análisis comparativo?

Esa, por supuesto, no es la única crítica que ha recibido el capitalismo cosnciente en los años recientes.

Usted escribió en Conscious Capitalism: A Better Way to Win: “En vez de ser compradas, las empresas conscientes deberían estar comprando a las tradicionales. Si pasa al revés, deben asegurarse de que la junta directiva de la empresa compradora entienda qué los hace especiales, que se comprometan con mantener esas cualidades, y que la empresa absorbida siga haciendo parte del ADN de la fusión”. ¿No le parece que la venta de Whole Foods a una corporación tradicional como Amazon envió el mensaje equivocado?

No creo que Amazon sea un monstruo. Son geniales en términos de innovación y los consumidores aman lo que ellos hacen. Tal vez no le han prestado tanta atención al tema de sus empleados. Han sido criticados por sus condiciones laborales, pero ellos han escuchado las críticas y se han planteado cambios. Nadie es totalmente consciente, y Amazon y Whole Foods están en distintos niveles de ese viaje. 

Ha dicho que las empresas pueden producir felicidad y beneficiar a la sociedad. Eso parece lejano a lo que hacen quienes las lideran hoy…

El mercado hoy trata de satisfacer los deseos de la gente o de crearles deseos nuevos, incluso alimentando adicciones. En lugar de hacer eso, deberíamos enfocarnos en las necesidades reales. Los consumidores no necesitan comida basura: necesitan nutrición. Las empresas deben preocuparse por mejorar la vida de la gente. Los líderes no solo tienen el deber de vender más, sino de educar al consumidor. Y lo mejor es que cuando satisfagas esas necesidades no necesitarás gastar tanto en mercadeo: los clientes se vuelven más fieles, tendrán un vínculo con tu negocio.

¿Cree que hay diferencias para aplicar este modelo en Latinoamérica? Tal vez en algunos lugares la gente tiene necesidades o expectativas distintas sobre las empresas…

Por supuesto que hay diferentes formas de implementar la misma idea, pero al mismo tiempo hay principios universales. Todos los humanos nos guiamos por el interés personal, la preocupación por el otro y el propósito. Hemos trabajado el capitalismo consciente en Centroamérica, y creo que hay algo en el temperamento latino que resuena mejor con el modelo que proponemos. Tal vez esté generalizando un poco, pero la de ustedes es una cultura más basada en el corazón, y así mismo es el capitalismo consciente.

Si todo sale como usted dice, las empresas conscientes van a remplazar a las tradicionales. ¿Cómo será la pelea por el mercado cuando la mayoría de empresas ofrezca una alternativa consciente?

Por supuesto habrá competencia, y algunas empresas sobrevivirán y otras desaparecerán, porque de eso se trata el mercado. Lo que queremos es remplazar una carrera hacia el fondo, donde recortas empleados o eliminas servicios para reducir costos, por una carrera hacia la cima, donde compites por quién agrega más valor y lo hace de forma más eficiente. Nos hemos equivocado al ver el capitalismo como una guerra donde los competidores son enemigos, los clientes son territorios que deben ser capturados, los empleados son soldados cuyas vidas pueden ser sacrificadas. No es así: los negocios son para el servicio, para mejorar la humanidad, para satisfacer las necesidades de la gente.

 

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"El liderazgo nace de conectarse con uno mismo"

PERSONAJES

“El liderazgo nace de conectarse con uno mismo”

Ricardo Santamaría está convencido que para liderar es necesario encontrarse primero a uno mismo. En esta entrevista nos muestra la ruta para lograrlo.

Por CUMBRE


El director de CUMBRE, Juan David Aristizábal, entrevistó a Ricardo Santamaría, exembajador de Colombia en Cuba, exconsejero de paz, exdirector de Reconciliación Colombia y que hoy en día es el vocero de un liderazgo con propósito.

Juan David Aristizábal (J.D)

Ricardo Santamaría (R.S)

Juan David Aristizábal: Ricardo, después del lanzamiento de su libro, ¿en qué está?, ¿desde dónde está liderando?

Ricardo Santamaría: Desde el corazón. Yo creo que el liderazgo nace de conectarse con uno mismo; y en esa conexión uno entiende que el talento, el don y el propósito que cada uno tiene son distintos. Después de conectarse hay una posibilidad muy grande de inspirar, inspirar con el ejemplo. Yo soy un tipo extrovertido, que le gusta hablar, y en el servicio pude conjugar la capacidad de expresarme ayudando a otros y la capacidad de inspirar con lo que hago.

J.D: Entonces usted dice que es importante conectarse con lo que uno es, conectarse con uno mismo para poder cambiar el mundo. ¿Qué significa liderar con propósito?

R.S: Liderar con propósito para mi es inspirar a otras personas. Liderar con propósito es hacer progresar a otras personas. Tiene que ver con acciones positivas, tiene que ver con acciones de solidaridad, de apoyo; no solamente lo que me conviene a mí, sino lo que nos conviene a nosotros.  No es algo trivial, no es algo de ser un buen ciudadano, es algo para ser feliz; el que es feliz lidera desde una posición de fuerza, el que es feliz lidera desde la posición de generar acciones similares dentro de la gente.

J.D: Vamos a jugar a La Ruleta del Liderazgo. Cuando oprimas un botón te aparecerá una palabra, la idea es que pienses cómo se mezcla esa palabra con liderar con propósito. 

Ricardo oprime… la palabra de la ruleta es: voluntad.

R.S: La voluntad creo yo es la capacidad de llevar los sueños a la realidad. A través de la voluntad nosotros nos hacemos fuertes en las acciones. El papel aguanta todo, las palabras aguantan todo. La vida con propósito, la vida que inspira, es una vida de acciones, y la voluntad hace que esas acciones se lleven a la práctica.

La siguiente palabra de la ruleta es: reconciliación.

R.S: Es el momento más importante que los colombianos vivos estamos atravesando en el país. Es la capacidad de transformar al país. La idea es esta: la paz es una oportunidad, la reconciliación es una oportunidad, pero solo si la usamos, solo si hacemos algo, si no, pasa de largo y se va.

J.D: Alguien dice, bueno, quiero irme con tres tareas específicas que Ricardo me ponga para liderar con propósito, ¿cuáles serían?

R.S: Uno, mire para dentro, vaya dentro de su ser interior.

El viaje interior se puede hacer en la India o se puede hacer en la sala de su casa, se puede hacer en una montaña o en el mar, se puede hacer todos los días yendo y viniendo del trabajo. El viaje interior es la capacidad de ir hacia adentro y encontrar sus dolores, para superarlos; sus miedos, para enfrentarlos, y para reconocer sus talentos y sus dones. Al final se trata de tener una vida con propósito.

Segunda, una vez usted se encuentra a sí mismo en ese propósito, en ese talento, en esos dones, y haya superado dolores y miedos, actué, arriésguese, es mejor equivocarse que no arrancar. No hay nada malo en equivocarse. De las equivocaciones surgen las mejores lecciones de vida.

Y tercero, sea humilde. Sea capaz de relacionarse con todas las personas, con los que usted considera poderosos y con los que usted considera menos poderosos, con hombres y mujeres, con todas las regiones, todas las profesiones. En la capacidad de ser humilde usted encuentra equipos de trabajo, usted encuentra solidaridad. Y cuando usted lleva sus sueños a la práctica, con esa intención, usted se vuelve indestructible.

J.D: Ricardo Santamaría lo ha dicho. Primero hay que comenzar un viaje interior para poder liderar con propósito. Liderar con propósito significa decirle no al ego y decirle sí al corazón y sí al oído. A ese oído que escucha a los demás sin importar cargo ni títulos, y que aprovechemos este momento de reconciliación para liderar las transformaciones que necesita Colombia.

Mira la entrevista completa de la serie web Liderando Hoy en el siguiente enlace ‘Ricardo Santamaría en Liderando Hoy’

 

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