EQUILIBRIO

Cinco claves para que los emails nos dejen liderar

¿Al borde del trastorno por déficit de atención? Es hora de resolverlo.

Imagen: Max Pixel CC0

Las proyecciones más recientes para el uso del correo electrónico indican que el tráfico de información crecerá un 12% en los próximo años

Un empleado promedio pasa el 28% de su tiempo laboral administrando su cuenta de correo electrónico, según un estudio del McKinsey Global Institute. Once horas en una semana de cinco días. Ciento veintiocho mensajes diarios entre recibidos, enviados y spam. Hasta aquí la cifra ya es escandalosa, pero puede serlo aún más cuando se trata de presidentes de compañías, gerentes o personas en cargos de más responsabilidad. El 80% admite revisar su email por fuera del horario laboral: después de las 11 p.m., los fines de semana, en vacaciones e incluso, en funerales.

El problema no es nuevo y tampoco parece que vaya a desaparecer. Las proyecciones más recientes para el uso del correo electrónico indican que el tráfico de información crecerá un 12% en los próximo años. Las soluciones para lidiarlo también abundan. Cumbre revela cinco estrategias usadas por líderes para que el correo electrónico no acabe con su productividad laboral

Reúnase

“He sobrevivido a otra reunión que pudo haber sido un email”, la frase se ha hecho popular en los últimos años. Sin embargo, según la revista Entrepreneur, también son frecuentes las conversaciones largas que se convierten en hilos de correos de varios días. Cuando esto ocurre, es más ágil convocar un encuentro en el que las discusiones se den personalmente y de forma inmediata. Si bien la organización logística puede tardar un poco, el tiempo será mucho menor a las semanas enteras que pueden perderse entre correos y respuestas.

Programe sus correos

¿Puedo responder esto en los próximos cinco minutos? Si la respuesta es no, programe el mensaje para que vuelva a aparecer en su bandeja de entrada durante una próxima revisión. De esta manera, sus tareas se organizarán según la inmediatez y podrá dedicarse luego a las más importantes y dispendiosas, con más atención y sin tanto ruido alrededor. Para programar sus mensajes la revista Fortune sugiere varias alternativas entre las que se encuentran Mailbox y Gmail plug-in Boomerang.

Cancele suscripciones

Un buen número de los mensajes que llegan diariamente a su cuenta de correo son boletines informativos o promocionales. Si constantemente pasa de largo por el mismo destinatario o si ha borrado sus correos en más de tres oportunidades, cancele su suscripción. Parece bastante obvio, pero es uno de los errores más frecuentes. El clic en Unsuscribe nunca aparece en lugar
visible y resulta más sencillo eliminar el correo que leerlo entero para encontrarlo. Según la revista INC., en un plazo más largo, el ejercicio termina demandando más atención y tiempo ya que el mensaje seguirá apareciendo periódicamente.

Etiquete según la urgencia

El uso de carpetas es uno de los consejos más comunes a la hora optimizar tiempo administrando el correo electrónico. La sugerencia frecuente es hacerlo por temas: reuniones, familia, proyectos. Sin embargo, para la revista Fast Company este es un gran error. Los mensajes rara vez podrán estar en un sola categoría y decidir cuál es la más apropiada demanda más tiempo y trabajo mental. Resulta más efectivo hacerlo según su urgencia: hoy, esta semana, este mes y sólo por información. Pensar en deadlines le permitirá organizar revisiones periódicas y ningún mensaje se quedará sin revisar.

Piense dos veces antes de reenviar o copiar a otros

Es una de las reglas de oro en la urbanidad cibernética. Agregar destinatarios en CC o en CCO sólo para que estén enterados es un mal innecesario que se convierte en spam. El Harvard Business Review, en un artículo titulado To Reduce E-mail, Start at the Top, publicó que una de las centrales energéticas de Londres redujo el tráfico entre correos en un 54% alentando a sus ejecutivos a pensarlo dos veces antes reenviar o agregar destinatarios. “Si envías menos, recibes menos”.

Un bonus:

En su libro 15 Secrets Highly Successful People Know About Time Management, Kevin Kruse
entrevistó a 200 ejecutivos exitosos para entender sus hábitos de productividad y dar con un
sistema de administración de mensajes que llamó “The 321Zero System”. El método funciona
como un juego en tres pasos:

  • Establecer tres momentos en el día para revisar el correo electrónico -mañana, tarde y noche.
  • Contar 21 minutos exactos.
  • Intentar dejar la bandeja de entrada con cero mensajes en ese tiempo.
  • Gana quien lo logre.