Carta a un profesional en tarima

En un panorama con tantas opciones es una obligación marcar la diferencia. Consejos prácticos para ser un mejor conferencista.

Por Jimena Bravo Buitrago*

Estimado conferencista,

Después de tantas conferencias, tantos conferencistas, de entender lo que en el fondo quieren todos los clientes, me atrevo a darte algunas sugerencias para que logres compartir, de una manera efectiva, tus ideas desde una tarima. Esto no pretende ser un manual rígido e inquebrantable, es solo un listado de aquellas cualidades que tienen esos conferencistas con los que me encanta trabajar, no solo por capricho personal sino porque cumplen con los objetivos, transmiten y acompañan a los clientes de principio a fin.

Una de las cosas que aprendí en la universidad y que hasta hoy me ha servido en mi trabajo son las famosas preguntas ¿QUÉ?, ¿QUIÉN? ¿CUÁNDO?, ¿DÓNDE?, ¿POR QUÉ? y ¿CÓMO? Estas preguntas se convierten en la carta al niño Dios, un punto de partida para conocer las necesidades del cliente y organizar una conferencia espectacular.

El ¿QUÉ?

Diríamos que es fácil ya que la respuesta es obvia: una conferencia. Pero la verdad es que se trata en realidad de la oportunidad que tiene un conferencista para hacer de esos 90 minutos una experiencia única. La frase “Nunca hay una segunda oportunidad para una primera impresión” es cierta y no solo me refiero a imagen personal, sino también al carisma y la confianza que genera el hecho de saber que todo está listo porque estás preparado para hacer de ESA conferencia la mejor que has hecho.

Un tip es organizar un brief, un formato con las preguntas que necesitas que el cliente responda y todos esos detalles que van a hacer de la presentación algo especial. Es importante recordar que cada presentación es una audición para la siguiente. En el ¿QUÉ? también es importante hablar del tema de la conferencia y con esto la importancia de saber especializarse; por más de que yo sepa cocinar, de perros y de tecnología no puedo venderme como un especialista en los tres temas: no hay nada peor que un conferencista que quiere hablar de TODO; eso, simplemente, no genera confianza a ojos del cliente.

El ¿QUIÉN?

Es vital en una conferencia. En este punto podemos hablar de la importancia de conocer al cliente y de saber cuál es el perfil de los asistentes que van a estar en la presentación. Muchas veces no recibimos mucha información por parte del cliente y también es cierto que algunas veces el cliente ni siquiera sabe lo que quiere, pero si hacemos las preguntas correctas e investigamos un poco podemos obtener datos del cliente y hasta encontrar información de eventos pasados.

En cuanto al perfil de los asistentes, no hay nada más incómodo que llegar a dictar una conferencia en jeans cuando los asistentes, por política, deben usar corbata, o que triste llegar con corbata a hablarle a los millennials que trabajan usando sus Converse favoritos. Yo entiendo que se puede argumentar que la esencia de la persona se ve reflejada en la forma en la que se visten y que no se debe comprometer por nada del mundo, PERO uno se puede vestir de sport y ¡sacarla del estadio! La importancia del QUIÉN es saber a quiénes les vas a hablar para determinar la mejor forma de comunicarse con ellos escogiendo las palabras indicadas y detalles como la ropa que usaras ese día.

El ¿CUÁNDO?

Tal vez hablar de la fecha no es tan determinante en estos casos, pero si hablamos del tiempo sobra decir que es importante conocer cuánto tienes destinado para la conferencia; 90 minutos incluyendo preguntas es la duración estándar pero lo importante es saber distribuirlo, tener un hilo conductor que hace de la conferencia una historia lógica y ordenada, con introducción, puntos clave y conclusión. Un tip es que tengas preparada una frase de cierre de tal forma que si en el camino te recortan el tiempo puedas concluir sin que el público note el cambio de planes.

El ¿DÓNDE?

En mi familia siempre se repite el viejo dicho “Donde fueres has lo que vieres” y con esto no pretendo decir que hay que convertirse en una mala imitación de una persona que no eres, solo me refiero a que la cultura es definitiva para transmitir un mensaje y en este punto volvemos a hablar de la importancia del ¿QUIÉN? De conocer las personas a las que le vas a hablar.

Conozco casos de conferencistas internacionales que deciden contar un chiste del que solo se ríen ellos mismos; a esos se les suma el conferencista que usa palabras que son poco comunes o completamente desconocidas en esa ciudad, y eso que todos hablamos español. El ¿DÓNDE? También me sirve para hablar sobre la parte técnica en un lugar específico. Me refiero a lo que necesitas para dictar la conferencia, no asumas que el cliente va a tener un micrófono inalámbrico para que puedas mover tus manos libremente, ni un proyector de alta definición que también funcione en exteriores o en un salón iluminado, ni un cable para conectar tu MAC al proyector, ni un clicker que te sirva para pasar las diapositivas. Esa es tu responsabilidad; no solo hay que solicitárselo al cliente sino que además se debe pedir un espacio para realizar una prueba técnica que te dé la seguridad de que todo está funcionando bien.

El ¿POR QUÉ?

Se convierte en el objetivo de la conferencia, esa razón por la cual ese cliente decidió dejar en tus manos la responsabilidad de transmitir un mensaje. La respuesta a esta pregunta te la da el cliente, nadie más. Siempre recuerdo un caso en el que uno de mis clientes me pidió fortalecer el emprendimiento en un grupo de personas y yo me imaginé todo menos que se tratara de un grupo de amas de casa que querían generar ingresos adicionales para su familia.

Para este momento ya tienes el tema, conoces la duración de la presentación y sabes quiénes son las personas que van a asistir. Ahora piensa en el objetivo, ¿Por qué se va a realizar el evento? ¿Qué mensaje les tiene que dejar a los asistentes? ¿Qué valores se deben trabajar para mejorar los resultados a nivel personal y corporativo? Estas son solo algunas de las preguntas que puedes hacerle al cliente y que ayudan para organizar el contenido de la conferencia. Es importante tener en cuenta que aunque todas las conferencias se hacen a la medida de las necesidades del cliente no todas se construyen desde cero, simplemente se pueden amoldar con el uso de ejemplos, casos de éxito, videos e imágenes que permiten hacer énfasis en esos temas que más te sirven para transmitir el mensaje.

El ¿CÓMO?

Es lo más importante y para mí es clave al momento de seleccionar los conferencistas que le voy a ofrecer a mis clientes. En el ¿CÓMO? incluyo un powerpoint impactante: con colores, imágenes y videos que capturen la atención de los asistentes y que marquen la diferencia; en Colombia tenemos diseñadores espectaculares así que “Zapatero a tus zapatos”, dejemos en sus manos la posibilidad de transmitir con imágenes el mensaje que tan acostumbrados estamos a querer transmitir con texto; las diapositivas no son para textos extensos, son para frases y palabras claves que, entre otras, le sirven al conferencista de guía, para no perder el hilo conductor y controlar la duración de la charla.

En el ¿CÓMO? también podemos hablar del uso del atril; sí, ese lugar donde solo se hace la persona que sigue un libreto, el presentador. Para mí un buen conferencista no puede estar más que distanciado de ese lugar, no escondan la ansiedad detrás de un atril, mejor liberen la ansiedad interactuando con el público, caminando en la tarima, con las manos fuera de los bolsillos, demostrando la confianza que tienen como oradores y el manejo que les sobra del tema y el espacio.

En conclusión y cerrando este pequeño manual te diría que además del conocimiento y de la planeación ¡nunca debes olvidar la personalidad! Generar empatía con el cliente para que no sea la última vez que se vean o simplemente para activar el voz a voz que hará crecer las oportunidades. Un buen conferencista es una persona que tiene el conocimiento, que sabe planificar y que de alguna u otra forma se convierte en un ejemplo para las personas que tienen la oportunidad de asistir a una de sus charlas. ¡Mucha suerte!

* Jimena Bravo es administradora de empresas de Georgia Institute of Technology. Es fundadora de The Squad, compañía que ofrece soluciones de marketing y conferencistas nacionales e internacionales como complemento a las estrategias de marca de las empresas.

¿Qué tal si rematas esta lectura con un poco de teatro? El emprendedor tiene que creerse su propio éxito

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